Lue artikkelistamme, kuinka toiminnanohjausjärjestelmän hankinta etenee, ja mitä ERP-järjestelmän valinta pitää parhaimmillaan sisällään. Saat sivulta käytännön ohjeita yrityksesi ERP-hankintaprosessiin, ja pääset lataamaan maksuttoman oppaan ERP-hankinnan ja käyttöönoton tueksi.
Odotukset ERP-järjestelmää koskien – tee tarvekartoitus
Aloita ERP-järjestelmän hankinta tarvekartoituksella. Pyri tunnistamaan liiketoiminnan tavoitteet ja pullonkaulat. ERP-järjestelmän valinta helpottuu, kun tarvekartoitus on tehty. Pohdi kartoituksessa tämänhetkisen toiminnanohjausjärjestelmän heikkouksia sekä niiden lisäksi toiveita, mitä uudelta ERP-järjestelmältä odotetaan.
- Mitkä ovat lähivuosien kasvutavoitteet ja mihin ERP-järjestelmän tulisi taipua?
- Mikä tällä hetkellä estää kasvun, joka voitaisiin uudella järjestelmähankinnalla takalta?
- Millaisia prosesseja toiminnanohjausjärjestelmän tulisi tukea ja mitä asioita sen toivotaan tekevän näkyväksi?
Listaa nykyiset haasteet – koosta vaatimuslista uudelle toiminnanohjausjärjestelmälle
Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta sisältää alussa myös mahdollisten nykyisten ongelmien ja haasteiden tunnistamisen vanhan ERPin kanssa. Niiden tunnistaminen auttaa kartoittamaan uudelta toiminnanohjausjärjestelmältä vaadittuja ominaisuuksia. Listasimme avuksesi yleisimpiä ongelmia. Näkyvätkö nämä asiat teidän yrityksessä?
Manuaalinen ja vajaakäytetty ERP – Käytätte järjestelmää pelkästään laskukoneena ja käsittelette tietoja manuaalisesti, vaikka monet toiminnot olisi mahdollista automatisoida. Useat yritykset hyödyntävät korkeintaan kolmasosaa järjestelmän potentiaalista, joka heijastuu turhan työn tekemisenä. Se taas syö aikaa ja on pitkällä aikavälillä kallista.
Päällekkäiset ohjelmistot – Useat eri toiminnot ovat eri järjestelmissä, jolloin joudutte tekemään moninkertaista työtä, jotta tiedot puhuvat keskenään. Kun tietoa siirretään järjestelmästä toiseen ja päällekkäisyyksiä on paljon, saattaa järjestelmät tuntua monimutkaisemmilta mitä oikeasti ovat. Usean ohjelmiston päällekkäinen käyttäminen on työlästä eikä tavoiteltuja etuja saavuteta.
Vanha ERP-järjestelmä ei tue muutosta – Pahimmillaan toiminnanohjausjärjestelmä kannustaa siihen, että kaikki yrityksen toiminnot pidetään ennallaan, vaikka maailmaa muuttuu jatkuvasti sen ympärillä ja järjestelmämuutokset olisivat tarpeellisia. Muuttumaton ERP-järjestelmä ei edistä yrityksen liiketoimintaa, vaan päinvastoin saattaa jopa hidastaa sitä.
Järjestelmän puute – Itse tehdyt Excel-viritykset ovat varmasti syntyneet liiketoiminnan ehdoilla, mutta vuosien varrella alkuperäinen idea hämärtyy ja viimeistään kasvun myötä rajat tulevat vastaan. Lisäksi automatisointi on mahdotonta. Excelistä ei myöskään saa järkevää kokonaiskuvaa yrityksen tilanteesta, mikä jo itsessään on riski liiketoiminnalle.
Kun vanhan järjestelmän ongelmat on käyty läpi, ERP-hankinta etenee kartoittamalla, mitä uudelta järjestelmältä odotetaan, jotta tulevan ERPin valinta on helpompaa. Omien tarpeiden lisäksi on hyvä kartoittaa, mihin kaikkeen nykytekniikka pystyy ja millaista lisäarvoa se mahdollisesti teille tuottaa, kaikkia ominaisuuksia ei välttämättä edes osaa kaivata.
ERP-järjestelmän hankinta– huomioi nämä 4 asiaa
Kun omat tarpeet toiminnanohjausjärjestelmää koskien ovat selkiintyneet, on edessä toimittajan ja ERP-järjestelmän valinta. Nämä ovat kokemuksemme mukaan neljä tärkeintä asiaa, kun toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on ajankohtaista:
- järjestelmätoimittaja
- sopivimman toiminnanohjausjärjestelmän valinta
- teidän organisaatio ja yrityskulttuuri
- toimiala ja liiketoiminnan erityispiirteet
Mitä huomioida ERP-järjestelmätoimittajan valinnassa?
ERP toiminnanohjausjärjestelmän toimittavasta yrityksestä kannattaa huomioida esimerkiksi kannattavuus ja kokoluokka, kuten henkilöstön määrä ja liikevaihto sekä selvittää toimittajan kehittymisaikeet: onko yrityksellä kasvutavoitteita ja jatkuvuutta? Mitä teknologioita yritys on ottanut käyttöön ja millaiset tulevaisuudenvisiot sillä on? Lisäksi kannattaa tarkastaa, millaisessa vaiheessa toimittaja on. Onko se startup-yritys vai vakiintuneempi? Startup-yritykset tarjoavat palveluita todennäköisesti halvemmalla vakiintuneempaan yritykseen verrattuna, mutta vanhemmalla yrityksellä on jo laajempi kokemus palvelun tuottamisesta.
Toiminnanohjausjärjestelmän valinta
ERP-järjestelmän hankinnassa kannattaa kiinnittää huomiota toiminnanohjausjärjestelmän käyttölaajuuteen ja sen keskeisimpiin tavoitteisiin. Erityisen suurta harkintaa kannattaa käyttää integraatioiden suhteen. Integroitaessa tarvittava tieto saadaan monesti spesifimmin järjestelmään, mutta integrointi on usein kallista ja vaikeaa. Lisäksi integraatiot menevät helposti rikki ja päivittäminen on usein hankalaa. Jos jokin ei toimi tai jotain halutaan päivittää, on oma projektinsa löytää se taho, kenen vastuulla integraation korjaus ja päivitys ovat.
Organisaatio ja kulttuuri
Kolmantena osatekijänä pohdi teidän organisaatiotanne ja yrityskulttuuria. Mieti olemassa olevien järjestelmien roolia ja kohtaloa sekä prosessien järjestelmällisyyttä. Tämä on tärkeää, koska tieto ei siirry järjestelmään itsestään. Esimerkiksi jos yrityksessä on kaksi myyjää, joista toinen kirjaa tiedot järjestelmään ja toinen ei, niin yritys ei saa järjestelmästä myynnin kokonaiskuvaa. Resurssien hallinnan tulee myös olla kunnossa: Kuka vastaa käytännön läpiviennistä? Kuinka paljon omaa aikaa budjetoidaan hankkeen edistämiseen? Nyrkkisääntönä voi pitää, että omaa aikaa menee 3-4 kertaa enemmän kuin järjestelmätoimittajalla. Pohdi siis koko organisaation kanssa, mitä järjestelmältä odotetaan ja onko syytä käyttää kolmannen osapuolen, esimerkiksi konsulttien apua.
Ota huomioon liiketoiminnan erityispiirteet
Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on moniulotteinen prosessi, jossa ei tulisi unohtaa teidän toimialaanne ja sen erityispiirteitä. ERP-järjestelmä ei välttämättä kata kaikkia vaadittuja ominaisuuksia valmiiksi, joten ohjelmistoa saattaa joutua mukauttamaan teille sopivammaksi. Selvitä, pystyykö ERP-kumppani tuottamaan asiakaskohtaisia sovituksia. Varmista myös, että uuden ohjelmiston perustasolla pystytte tekemään vähintään sen, mitä aiemmin olette tehneet, ettei liiketoimintanne vaarannu.
On hyvä huomioida, että uuden ERP-järjestelmän hankinta on tilaisuus avata uusia näkökulmia. Ei kannata lukkiutua vanhoihin tapoihin tehdä, vaan katsoa avoimesti, miten samaan tai jopa parempaan lopputulokseen voi päästä toimintatapoja muuttamalla.
Kun toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on ajankohtaista, on myös hyvä muistaa, että ei turhaan spesifioi liikaa omaa liiketoimintaansa. Harva liiketoiminta kuitenkaan on niin erityistä, etteikö sitä voisi hoitaa tavallisella ohjelmistoratkaisulla riippumatta siitä, valmistaako yritys pesusieniä vai poranteriä. Joustavan ERP-kumppanin avulla, koko hankintaprosessi sekä käyttöönotto sujuu, ja saadaan yhdessä luotua kokonaisuus, joka tukee käytännön keinoin yrityksen kasvua arjessa.
Lue alta lisää toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan liittyen, ja lataa maksuton ERP-opas.
Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta – UKK
Mikä on ERP-systeemi?
ERP-systeemi (toiminnanohjausjärjestelmä) on ohjelmisto, joka yhdistää yrityksen keskeiset toiminnot, kuten myynnin, taloushallinnon, varaston ja tuotannon, yhteen järjestelmään. Se varmistaa tiedon sujuvan kulun ja vähentää manuaalista työtä. ERP parantaa näkyvyyttä, tehokkuutta ja päätöksentekoa.
Mitä on yrityksen toiminnanohjaus?
Toiminnanohjaus tarkoittaa yrityksen prosessien, resurssien ja tiedon hallintaa kokonaisuutena. Sen avulla varmistetaan, että esimerkiksi myynti, tuotanto ja toimitukset toimivat saumattomasti yhteen. Hyvä toiminnanohjaus tehostaa toimintaa ja parantaa kannattavuutta.
Milloin toiminnanohjausjärjestelmän hankinta kannattaa?
Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta kannattaa, kun yrityksen nykyiset työkalut eivät enää tue kasvua tai tiedonkulku on hajanaista. Tyypillisiä merkkejä ovat manuaalinen työ, virheet ja raportoinnin vaikeus. ERP-investointi maksaa itsensä takaisin, kun prosessit tehostuvat ja tieto on reaaliaikaisesti saatavilla.
Mitä ERP-järjestelmää valittaessa tulisi ottaa huomioon?
ERP-järjestelmää valittaessa on tärkeää arvioida yrityksen tarpeet, skaalautuvuus, toimialakohtaiset ominaisuudet ja integraatiomahdollisuudet. Lisäksi käyttöönoton sujuvuus, kustannukset ja toimittajan tuki vaikuttavat merkittävästi onnistumiseen. Oikea valinta tukee liiketoiminnan kehitystä pitkällä aikavälillä.
Onko toiminnanohjausjärjestelmän hankinta pelkkä IT-projekti?
Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on ennen kaikkea liiketoiminnan kehittämishanke, ei pelkkä IT-projekti. Oikein valittu ERP-järjestelmä ja kokenut ERP-kumppani auttavat sujuvoittamaan prosesseja, parantamaan näkyvyyttä ja tukemaan kasvua. Kun projekti toteutetaan suunnitelmallisesti ja yhteistyössä, lopputuloksena on merkittävä kilpailuetu.
Lue seuraavaksi:
- Paras toiminnanohjausjärjestelmä PK-yritykselle?
Mikä on ERP ja mihin kaikkeen se taipuu? - ERP toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto
Paljonko toiminnanohjausjärjestelmä maksaa? - Lataa maksuton ERP-järjestelmän vaihtajan opaskirja
Sinua saattaa kiinnostaa myös nämä:
17.12.2021 / Artikkeli
LinkedIn- vs. Facebook B2B markkinointi
Miten valita oikea kanava, kannattaako yrityksen markkinoida palveluitaan Faceookissa vai LinkedInissa? Mitä eroavaisuuksia ja huomioitavaa kanavissa on?
16.12.2021 / Artikkeli
Nykyaikaiset työkalut verkkokauppaan ja sidosryhmien palvelemiseen
Verkkokauppajärjestelmä osana toiminnanohjausta tarjoaa ensiluokkaista käytettävyyttä. Valikoima pysyy ajan tasalla reaalisaikaisesti ja voit tarjota asiakkaallesi informatiivisen, helpon ja viihtyisän ostosympäristön.
09.11.2022 / Artikkeli
Perinteinen Google Analytics poistuu käytöstä
Tiesitkö että Googlen perinteinen universal analytics on poistumassa. Me kerromme mitä se tarkoittaa ja miten tulisi toimia, jotta sivustodataa kertyy jatkossakin.
13.12.2022 / Artikkeli