Toiminnanohjausjärjestelmä – tai laajemmin liiketoiminta-alusta – tehostaa merkittävästi yrityksen prosesseja ja on siten yritykselle tärkeä kilpailutekijä ja kilpailussa mukana pysymisen perusedellytys. Mitä asioita on syytä ottaa erityisesti huomioon, kun haetaan kustannustehokasta, mutta samalla yrityksen liiketoimintaprosesseja mahdollisimman hyvin tehostavaa ja tukevaa toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmää?

Paras ERP-järjestelmä standardisoi ja selkeyttää yrityksen toimintatapoja. Toiminnanohjausjärjestelmä jakaa yrityksen työkuormaa uudella tavalla, poiketen vanhasta totutusta, jossa esimerkiksi tietoja on kaivettu Excel-tiedostoista. Monissa yrityksissä toimitaan tietyn kaavan mukaan sen hetkisen järjestelmän tai Excelin pakottamana. Hyvin käyttöönotettu toiminnanohjausjärjestelmä tehostaa toimintamalleja ja tuo mukanaan muutoksia totuttuihin toimintamalleihin. Muutosten myötä esimerkiksi tieto tulee syöttää järjestelmään yksityiskohtaisemmin kuin aiemmin. Datan käyttäjän ei kuitenkaan tarvitse enää kerätä tietoja yhteen useasta eri paikasta, joten hänen työmääränsä vähenee. Rutiinitoimet hoituvat mahdollisimman helposti ja automatisoidusti, jolloin aikaa jää enemmän tuottavaan toimintaan. Näin toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tasaa yrityksen työkuormaa.

Mitä asioita on tärkeä ottaa huomioon valitessa pk-yritykselle parhaiten sopivaa ERP-järjestelmää?  

Järjestelmän valmiit ominaisuudet tukevat yrityksen liiketoiminnan eri osa-alueita monipuolisesti  

ERP-järjestelmähankkeen hinta nousee huomattavasti sen mukaan, kuinka paljon järjestelmää täytyy räätälöidä. Siksi kustannustehokkainta on valita ERP-järjestelmäalusta, joka sisältää kattavasti yrityksen tarpeisiin vastaavat toiminnallisuudet ja ominaisuudet. Oscarin liiketoiminta-alustasta löytyy tuki kaikille yrityksen prosesseille, kuten esimerkiksi tuotannonohjaus, varastonhallinta, taloudenhallinta, verkkokauppa, asiakkuudenhallinta (CRM), henkilöstö- ja palkkahallinto sekä monipuolisesti porautuvat BI-raportit.  

Lisäksi on tärkeää, että ERP-järjestelmästä löytyy valmiit rajapinnat integraatioita varten, jotta ERP:n liittäminen muihin järjestelmiin onnistuu luotettavasti ja kustannustehokkaasti. Integraation avulla järjestelmä kommunikoi ulkoisten ja sisäisten järjestelmien kanssa reaaliaikaisesti. Kokonaisvaltainen liiketoiminta-alusta ja toimivat integraatiot ovat olennainen osa digitalisaatiota, niiden avulla säästetään työkustannuksissa, ulkoistetaan rutiininomaiset työtehtävät järjestelmälle ja minimoidaan mahdollisia virheitä. Oscarin toiminnanohjausjärjestelmässä on valmiit rajapinnat ja valmiita integraatioita lukuisiin eri järjestelmiin sekä valmius luoda myös aivan uusia yhteyksiä.  

Oscarin asiantuntijoilla on vahva liiketoimintaosaaminen ja vuosien kokemus käyttöönotoista eli osaamme suositella parhaita käytäntöjä, mahdollistaen liikkeelle lähdön nopeasti ja tehokkaasti. Järjestelmän skaalautuvuus varmistaa sen, että käyttö voidaan aloittaa kevyellä kokonaisuudella ja voimme syventää käyttöä tarpeiden kasvaessa, jolloin ohjelman tehot eivät kuitenkaan lopu kesken. Kokemuksemme mukaan monet järjestelmät rakentuvat pienistä palasista, joten olemme halunneet rakentaa Oscarin liiketoiminta-alustasta ehjän kokonaisuuden, jossa ydinjärjestelmän päällä on vain muutama palikka, muodostaen näin tiiviin paketin ja tuoteperheen.  

Oscarin skaalautuvaa järjestelmää on mahdollista laajentaa liiketoiminnan kasvun mukaan ja siksi se sopiikin erityisen hyvin kehittyville ja kehityshaluisille yritykselle, mahdollistaen organisaation kasvun. Toiminnanohjausjärjestelmän pitää pystyä tehostamaan ja ohjaamaan yrityksen toimintaa, kärjistetysti voisi todeta, että mikäli ERP-järjestelmä ei muuta käyttäjäorganisaation toimintaa, se on epäonnistunut ERP. Hyvä ERP ohjaa, mutta joustaa käyttäjäorganisaation tarpeiden mukaan, tukien käyttäjäorganisaation parhaimpia prosesseja.  

Valitse luotettava järjestelmätoimittaja  

Uuden järjestelmän hankinta on aina merkittävä investointi, jonka käyttöönotto vaatii suunnitelmallisuutta ja resursseja. Yrityksen liiketoiminta pyörii toiminnanohjausjärjestelmän päällä, joten järjestelmätoimittajan toiminnan jatkuvuus on ehdoton välttämättömyys. Ratkaisua valittaessa tulisikin keskittyä myös järjestelmätoimittajan valintaan. Hyvä järjestelmätoimittaja toimii luotettavana kumppanina järjestelmän käyttöönoton läpiviennistä aina järjestelmän jatkokehittämiseen asti. Jotta alustaan on mahdollista saada kustannustehokkaasti nykypäivän vaatimuksiin vastaavia päivityksiä, on tärkeää, että toimittaja kehittää järjestelmäänsä jatkuvasti eteenpäin. Yrityksen liiketoiminnan kasvaessa ja muuttuessa toiminnanohjausjärjestelmän pitää joustaa uusiin vaatimuksiin ja skaalautua käyttäjätarpeiden mukaan.   

Järjestelmän elinkaarettomuus onkin erittäin tärkeää. Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa pohdittaessa on syytä kiinnittää huomiota uuden ratkaisun pitkäikäisyyteen. Luotettava järjestelmätoimittaja ei toimita vain järjestelmää, vaan ratkaisun, joka elää yrityksen ja sen muuttuvien tarpeiden mukana useiden vuosien ajan. Tästä syystä korostuu tarve löytää ratkaisulle toimittaja, joka ylläpitää ja kehittää tarjoamaansa ERP-ratkaisua jatkuvasti vastaamaan ajan ja asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin.  

Isoissa järjestelmäprojekteissa ja -hankkeissa saattaa kehitysyksikkö tai projektin osia olla ulkoistettuna eri maihin. Riski kommunikaatio-ongelmiin tai kieli- ja kulttuurihaasteisiin kasvaa vaikeuttaen projektin kokonaishallintaa. Haasteet alkavat näkyä kokonaiskustannuksissa, aikataulussa ja työn laadussa. Kun valitset suomalaista koodia tuottavan yrityksen, varmistut että tarjottavat palvelut, tuotteet ja tuki on saatavilla suomen kielellä. Valinnallasi varmistat myös tulevaisuudessa laadukkaiden palveluiden ja ohjelmistojen tuotannon. Oscarin koodi on Suomessa tuotettua – kannamme ylpeänä koodia Suomesta -tunnustusta. Tunnustusta on mahdollista hakea Suomessa kehitetyille ohjelmistotuotteille, joiden kotimaisuusaste on vähintään 80 prosenttia valmistusarvosta.  

Oscar Software on voimakkaasti kasvava menestyjäyritys, joka on esimerkiksi ollut vuodesta 2008 lähtien Suomen Asiakastiedon vahvimpia platinaluokan yrityksiä. Oscar on saanut henkilöstötutkimuksessaan erinomaisia tuloksia ja on saanut siitä Suomen Innostavimmat Työpaikat -tunnustuksen. Tietysti työntekijöiden innostus ja tyytyväisyys heijastuu suoraan myös asiakastyytyväisyyteen.  

Käyttöönottoprojektin hallittu läpivienti  

Järjestelmätoimittajaksi kannattaa valita kokenut ERP-järjestelmähankkeiden osaajayritys, joka pystyy hallitusti viemään läpi käyttöönottoprojektin. ERP-käyttöönottoprojektin onnistumisen kannalta on erittäin tärkeää, että on valittu sopiva kumppani. Kumppanin tulee ymmärtää asiakasyrityksen liiketoiminnan tarpeita ja osata toteuttaa niitä tukeva luotettava ratkaisu. Lisäksi kumppanin tulee pystyä ottamaan huomioon loppukäyttäjien näkökulma ja toteuttaa järjestelmän käyttöliittymä suoraviivaisen helppokäyttöiseksi. ERP-kumppanin kokemus ja osaaminen ovat korostuvat erityisesti projektin määrittelyvaiheessa. Tärkeää onkin kumppanin toimialaosaaminen, jotta järjestelmätoimittaja ymmärtää yrityksen prosesseja.  

On hyvä muistaa, että mikään järjestelmä ei ole täydellinen ilman oman organisaation sitoutumista käyttöönottoprojektiin ja uusiin toimintatapoihin. Uusi järjestelmä vaatii resursseja toimittajalta, mutta erityisesti myös käyttäjäorganisaatiolta. Käyttöönotto ei toimi niin, että järjestelmä tiputetaan organisaatioon ja sen jälkeen haasteet on ratkaistu, vaan onnistuminen ja maaliin pääseminen vaatii käyttäjäorganisaatiolta riittävien resurssien varaamista hankkeeseen. Asiakkaan sitoutuneisuus hankkeeseen ratkaisee, miten käyttöönotto sujuu ja millaisia hyötyjä järjestelmästä saa irti. Käyttöönotto onkin hyvä tilanne pohtia omia prosesseja ja laittaa ne järjestelmän käyttöönoton myötä kuntoon.  

Oscar Software on kokenut ja luotettava kumppani toiminnanohjaukseen liittyvissä hankkeissa. Oscarilla on pitkäaikaista kokemusta erityisesti valmistavan teollisuuden ja tukkukaupan toimijoista. Joten asiantuntijoillamme on antaa osaamista ja näkemyksiä, kuinka olemassa olevia toimintamalleja kannattaisi muuttaa, jotta mahdollistamme yrityksenne kasvun ja kehityksen.   

Helppokäyttöisyys, koulutus ja tukipalvelut  

Loppukäyttäjiä ei tule unohtaa, vaan he tarvitsevat riittävän koulutuksen uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön. Hyvin järjestetty koulutus antaa käyttäjille eväät uusiin toimintatapoihin. Uusi järjestelmä alkaa palvella yritystä vasta, kun sitä osataan käyttää oikein. Oscarin järjestelmätoteutukset helppokäyttöliittymineen ovat intuitiivisia ja niiden käyttö on helppoa ja nopea ottaa haltuun. Tarpeen ja tilanteen vaatiessa järjestämme lisäkoulutuksia, sillä vain järjestelmän oikein käyttämisellä saadaan järjestelmästä parhaat hyödyt irti.  

Oscarin asiakaspalvelu auttaa selvittämään ongelmatilanteet nopeasti, asiantuntijamme tekevät töitä teitä varten. Emme Oscarilla vain laita järjestelmää pystyyn vaan haluamme tukea onnistumisessanne jatkossakin. Kaikkiin järjestelmätoimituksiimme kuuluu kiinteänä osana jatkuva asiakaspalvelu, josta saa nopeasti asiantuntevan avun ongelmiin, niin järjestelmän käyttöä koskevissa asioissa kuin virhetilanteissakin.  

Oscarin tekeminen perustuu liiketoiminta-alusta-ajatteluun, joten meiltä saat toiminnanohjausjärjestelmän tueksi ratkaisut yrityksenne tämän hetken ja kasvutarpeiden mukaan aina tilaus-toimitusketjun hallinnasta tuotannonohjaukseen sekä sähköisestä taloushallinnosta pilvipalveluihin.