Aloita ERP-järjestelmän hankinta tarvekartoituksella, pyri tunnistamaan liiketoimintanne tavoitteet ja pullonkaulat. Tarvekartoituksessa sinun on hyvä pohtia tämänhetkisen järjestelmän heikkouksia sekä niiden lisäksi toiveita, mitä uudelta järjestelmältä odotetaan.

Pohdin ERP toiminnanohjausjärjestelmää hankkiessa ainakin:

  • Mitkä ovat lähivuosien kasvutavoitteet ja mihin ERP toiminnanohjausjärjestelmän tulisi taipua?
  • Mikä tällä hetkellä estää kasvun, joka voitaisiin uudella järjestelmähankinnalla takalta?
  • Millaisia prosesseja ERP toiminnanohjausjärjestelmän tulisi tukea ja mitä asioita sen toivotaan tekevän näkyväksi?

Tunnista ongelmat ja haasteet, joita teillä saattaa olla vanhan järjestelmän kanssa

Manuaalinen ja vajaakäytetty ERP – Käytätte järjestelmää pelkästään laskukoneena ja käsittelette tietoja manuaalisesti, vaikka monet toiminnot olisi mahdollista automatisoida. Useat yritykset hyödyntävät korkeintaan kolmasosaa järjestelmän potentiaalista, joka heijastuu turhan työn tekemisenä. Se taas syö aikaa ja on pitkällä aikavälillä kallista.

Päällekkäiset ohjelmistot – Useat eri toiminnot ovat eri järjestelmissä, jolloin joudutte tekemään moninkertaista työtä, jotta tiedot puhuvat keskenään. Kun tietoa siirretään järjestelmästä toiseen ja päällekkäisyyksiä on paljon, saattaa järjestelmät tuntua monimutkaisemmilta mitä oikeasti ovat. Usean ohjelmiston päällekkäinen käyttäminen on työlästä eikä tavoiteltuja etuja saavuteta.

Vanha järjestelmä ei tue muutosta – Pahimmillaan järjestelmä kannustaa siihen, että kaikki yrityksen toiminnot pidetään ennallaan, vaikka maailmaa muuttuu jatkuvasti sen ympärillä ja järjestelmämuutokset olisivat tarpeellisia. Muuttumaton ERP-järjestelmä ei edistä yrityksen liiketoimintaa, vaan päinvastoin saattaa jopa hidastaa sitä.

Järjestelmän puute – Itse tehdyt Excel-viritykset ovat varmasti syntyneet liiketoiminnan ehdoilla, mutta vuosien varrella alkuperäinen idea hämärtyy ja viimeistään kasvun myötä rajat tulevat vastaan. Lisäksi automatisointi on mahdotonta. Excelistä ei myöskään saa järkevää kokonaiskuvaa yrityksen tilanteesta, mikä jo itsessään on riski liiketoiminnalle.

Kun vanhan järjestelmän ongelmat on käyty läpi, on aika pohtia mitä uudelta järjestelmältä odotetaan. Omien tarpeiden lisäksi on hyvä kartoittaa, mihin kaikkeen nykytekniikka pystyy ja millaista lisäarvoa se mahdollisesti teille tuottaa, kaikkia ominaisuuksia ei välttämättä edes osaa kaivata.

Tarvekartoituksen jälkeen on aika kilpailuttaa järjestelmätoimittajat. Mitä järjestelmätoimittajan valinnassa tulee huomioida?

Huomioi ainakin nämä neljä seuraavaa asiaa: toimittaja, järjestelmä, teidän organisaationne ja yrityskulttuurinne sekä toimialanne ja liiketoiminnan erityispiirteet

ERP toiminnanohjausjärjestelmän toimittavasta yrityksestä kannattaa huomioida esimerkiksi kannattavuus ja kokoluokka, kuten henkilöstön määrä ja liikevaihto sekä selvittää toimittajan kehittymisaikeet: onko yrityksellä kasvutavoitteita ja jatkuvuutta? Mitä teknologioita yritys on ottanut käyttöön ja millaiset tulevaisuudenvisiot sillä on? Lisäksi kannattaa tarkastaa, millaisessa vaiheessa toimittaja on. Onko se startup-yritys vai vakiintuneempi? Startup-yritykset tarjoavat palveluita todennäköisesti halvemmalla vakiintuneempaan yritykseen verrattuna, mutta vanhemmalla yrityksellä on jo laajempi kokemus palvelun tuottamisesta.

Järjestelmän valinnassa huomio kannattaa kiinnittää käyttölaajuuteen ja sen keskeisimpiin tavoitteisiin. Erityisen suurta harkintaa kannattaa käyttää integraatioiden suhteen. Integroitaessa tarvittava tieto saadaan monesti spesifimmin järjestelmään, mutta integrointi on usein kallista ja vaikeaa. Lisäksi integraatiot menevät helposti rikki ja päivittäminen on usein hankalaa. Jos jokin ei toimi tai jotain halutaan päivittää, on oma projektinsa löytää se taho, kenen vastuulla integraation korjaus ja päivitys ovat.

Kolmantena osatekijänä pohdi teidän organisaatiotanne ja yrityskulttuuria. Mieti olemassa olevien järjestelmien roolia ja kohtaloa sekä prosessien järjestelmällisyyttä. Tämä on tärkeää, koska tieto ei siirry järjestelmään itsestään. Esimerkiksi jos yrityksessä on kaksi myyjää, joista toinen kirjaa tiedot järjestelmään ja toinen ei, niin yritys ei saa järjestelmästä myynnin kokonaiskuvaa. Resurssien hallinnan tulee myös olla kunnossa: Kuka vastaa käytännön läpiviennistä? Kuinka paljon omaa aikaa budjetoidaan hankkeen edistämiseen? Nyrkkisääntönä voi pitää, että omaa aikaa menee 3-4 kertaa enemmän kuin toimittajalla. Pohdi siis koko organisaation kanssa, mitä järjestelmältä odotetaan ja onko syytä käyttää kolmannen osapuolen, esimerkiksi konsulttien apua.

Älä unohda teidän toimialaanne ja sen erityispiirteitä. Järjestelmässä ei välttämättä ole kaikkia vaadittuja ominaisuuksia valmiina, joten ohjelmistoa saattaa joutua mukauttamaan teille sopivammaksi. Selvitä, pystyykö toimittaja tuottamaan asiakaskohtaisia sovituksia. Varmista myös, että uuden ohjelmiston perustasolla pystytte tekemään vähintään sen, mitä aiemmin olette tehneet, ettei liiketoimintanne vaarannu. On hyvä huomioida, että ette lukkiudu vanhoihin tapoihin tehdä, vaan avoimesti katsotte miten samaan tai jopa parempaan lopputulokseen voi päästä toimintatapoja muuttamalla. Toisaalta sekin on hyvä muistaa, ettei spesifioi liikaa omaa liiketoimintaansa. Harva liiketoiminta kuitenkaan on niin erityistä, etteikö sitä voisi hoitaa tavallisella ohjelmistoratkaisulla riippumatta siitä, valmistaako yritys pesusieniä vai poranteriä.

Lue seuraavaksi, millainen on paras ERP toiminnanohjausjärjestelmä PK-yritykselle ja kuinka ERP toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto etenee: