ERP-järjestelmän käyttöönotto

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto vaatii aikaa ja resursseja, mutta hankkeeseen ryhtyminen kannattaa, koska se tehostaa huomattavasti yrityksen liiketoimintaa. Miten toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojekti käytännössä etenee ja miten onnistut ERP-projektissa? Perusperiaatteet ovat samat oli kyseessä sitten ERP-ohjelmistoalustan vaihto tai yrityksen ensimmäisen ERP-järjestelmän käyttöönotto.

ERP-hanke on aina myös asiakkaan oma prosessihanke. Toiminnanohjausjärjestelmä tukee joukkoa tunnistettuja ja määriteltyjä toimintatapoja. Oman toiminnan analysointi, prosessien tunnistaminen ja koko organisaation sitoutuminen sovittuihin toimintatapoihin ovat keskeisiä hankkeen onnistumisen edellytyksiä.

ERP-järjestelmän käyttöönoton vaiheet


Tavoitteiden asettaminen: Mitä järjestelmäuudistuksella tavoitellaan?

Projekti lähtee liikkeelle tavoitteiden ja tarpeiden kartoittamisesta. Mitkä työvaiheet ja liiketoimintaprosessit kaipaavat tehostamista? Miten toiminnanohjauksella voitaisiin tehostaa yrityksen prosesseja ja toimintaa? Tavoitteiden asettaminen vaikuttaa sopivan kumppanin valintaan, mutta myös kumppanin valinnan jälkeen on syytä käydä uudelleen läpi, mitä tavoitellaan. Kokeneet ERP-asiantuntijat osaavat auttaa siinä, miten eri työvaiheita ja prosesseja voitaisiin tehostaa.
 

Sopivan kumppanin valinta

ERP-projektin onnistumisen kannalta on erittäin tärkeää, että on valittu sopiva kumppani. Kumppanin tulee ymmärtää yrityksen liiketoiminnan tarpeita ja osata toteuttaa niitä tukeva luotettava järjestelmäratkaisu. Lisäksi kumppanin tulee pystyä ottamaan huomioon loppukäyttäjien näkökulma ja osata toteuttaa järjestelmän käyttöliittymä suoraviivaisen helppokäyttöiseksi. Tärkeää on myös kumppanin toimialaosaaminen, jotta kumppani ymmärtää yrityksen prosesseja. ERP-kumppanin kokemus ja osaaminen ovat erityisen tärkeitä projektin määrittelyvaiheessa. Oscar on kokenut ja luotettava kumppani toiminnanohjaukseen liittyvissä hankkeissa. Oscarilla on kokemusta monipuolisesti eri toimialoilta. Voit tutustua eri toimialojen referenssiasiakkaisiimme ja erityistoimialojen Oscar-ratkaisuihin.

Ota yhteyttä myyntiimme, niin kartoitetaan liiketoimintanne tarpeet ja autamme teitä hankkeessa eteenpäin.
 

Suunnittelu ja vanhojen toimintatapojen tuulettaminen

Suunnitteluvaiheessa kirjataan ylös, miten asetetut tavoitteet saadaan käytännössä toteutettua. Lisäksi lyödään lukkoon projektin aikataulu ja määritellään projektin avainhenkilöt ja vastuuhenkilöt.

Hankkeen yhteydessä yritykseen juurtuneita toimintatapoja on syytä tarkastella kriittisesti. Voidaanko toimintaa suoraviivaistaa? Tarvitaanko asiakaskohtaista mukautusta vai voidaanko toimintatapoja viilaamalla hyödyntää toiminnanohjausjärjestelmän vakiotoiminnallisuuden tarjoamia vakioratkaisuja?
 

Toteutus: ERP-järjestelmän implementointi

Onnistunut ERP-järjestelmän implementointi eli toteutus edellyttää selkeää suunnittelua ja tarkkaa ammattimaista toteutusta. Projektipäällikkö hallinnoi toteutusta ja on avainroolissa varmistamassa, että kaikki asiat viedään projektisuunnitelman mukaisesti loppuun asti.
 

Asiakkaan henkilöstön sitouttaminen

Asiakkaalla on tärkeä rooli hankkeen läpiviennissä. Toimittaja ei voi yksin viedä hanketta läpi. Riittävä resursointi toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton vaatimiin tehtäviin on välttämätöntä. Asiakkaalla tulee olla vastuullinen projektipäällikkö, joka toimii toimittajan projektipäällikön vastinparina ja edistää käyttöönoton kannalta keskeisiä asioita asiakkaan omassa organisaatiossa.

Asiakkaan tulee ottaa järjestelmä omakseen. Tämä vaatii merkittävää panostusta ja vaatii ajankäyttöä omatoimiseen järjestelmän toimintaan perehtymiseen. Tavoitetta tuetaan tarvittavalla määrällä koulutuksia, mutta asiakasyrityksen vastuullinen pääkäyttäjä, joka perehtyy järjestelmän toiminnallisuuteen syvällisesti, on korvaamaton apu järjestelmän jalkautuksessa yrityksen arkeen.


Koulutus

Loppukäyttäjiä ei tule unohtaa, vaan he tarvitsevat kattavan koulutuksen uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön. Hyvin järjestetty koulutus vähentää muutosvastarintaa ja antaa käyttäjille eväät uusiin toimintatapoihin. Uusi järjestelmä alkaa palvella yritystä vasta kun sitä osataan käyttää oikein. Oscarin järjestelmätoteutukset ovat onneksi intuitiivisia ja niiden käyttö on helppoa ja nopea ottaa haltuun.


Käyttöönotto

Käyttöönottovaiheessa herää monesti monenlaisia kysymyksiä. Siksi on tärkeää huolehtia, että järjestelmän käyttäjät tietävät, mistä ja miten he saavat apua ja vastauksia kysymyksiinsä. Kun apua on tarjolla, järjestelmän vaihtaminen tapahtuu sujuvasti.


Tuki

Oscarin asiakaspalvelu auttaa selvittämään ongelmatilanteet. Kaikkiin järjestelmiimme on omat tukinumeronsa, joista saa nopeasti asiantuntevan avun ongelmiin niin järjestelmän käyttöä koskevissa asioissa kuin virhetilanteissakin. Järjestelmän käyttöä koskevissa asioissa on joskus hyödyllistä avata etäyhteys asiakkaan koneelta käyttötukeen, jolloin käytämme konetta etäyhteydellä ja asiakas näkee, mitä koneella tapahtuu.


Jatkokehitys

Oscarin toiminnanohjausjärjestelmiä kehitetään jatkuvasti, joten Oscarin uusien ohjelmistoversioiden ja ominaisuuksien myötä liiketoimintanne tehostuu entisestään. Myös liiketoimintanne kasvaessa ja muuttuessa sen tarpeet voivat muuttua: silloin on hyvä olla Oscariin yhteydessä, niin voimme suunnitella ERP-järjestelmään tarvittavat muutokset. Kanssamme onnistut varmasti!

ERP-projektin implementointi onnistuu, kun muistat seuraavat asiat:

  • Valitse osaava kumppani ja määrittele yrityksen tarpeet yhdessä kumppanin kanssa
  • Asiakasyrityksen prosessien omistajien sitouttaminen hankkeeseen
  • Realistinen toteutusaikataulu
  • Ammattimaisesti hallittu projektin läpivienti
  • Prosessien dokumentointi
  • Asianmukainen koulutus ja käyttötuki

Lue lisää aiheesta: lataa maksuton toiminnanohjausjärjestelmän vaihtajan opas

ERP:stä Liiketoiminta-alustaan – kokeneet konkarit kertovat
 

Teos kertoo modernin liiketoiminta-alustan hyödyistä ja mahdollisuuksista. Opi, mitä eroa on perinteisellä toiminnanohjausjärjestelmällä ja uuden ajan liiketoiminta-alustalla. Mitä mahdollisuuksia digitalisaatio tuo yrityksen toiminnanohjaukseen ja asiakkuudenhallintaan? Millaisessa tilanteessa toiminnanohjausjärjestelmälle täytyy ehdottomasti tehdä jotain?

Teoksen tarkoitus on myös saada sinut pohtimaan, onko nykyinen toiminnanohjausjärjestelmäsi ajan tasalla. Saatko siitä kaiken nykytekniikan mahdollistaman hyödyn vai voisitko tehostaa sen käyttöä? Teos antaa myös tärkeää tietoa siitä, kuinka valita sopiva järjestelmä yrityksen käyttöön ja mitä asioita yrityksen järjestelmiä vaihdettaessa tulee huomioida, jotta projekti saadaan ongelmitta läpi.

Olemme haastatelleet alan huippuasiantuntijoita, joilla on vuosikymmenten kokemus erilaisista ohjelmistoprojekteista toiminnanohjausjärjestelmien parissa. Myös he antavat kantansa siihen, milloin ohjelmiston vaihtaminen tulee kyseeseen, mitä silloin täytyy muistaa ja millaiset tulevaisuudennäkymät toiminnanohjauksella on. Haastateltavina ovat UPM:n tietohallintojohtaja Turkka Keskinen, TTS Työtehoseuran tietohallintopäällikkö Pekka Vartiainen, LH Liftin materiaali- ja IT-päällikkö Eero Viikki sekä tietojärjestelmätieteen professori Matti Rossi.

Lataa opas

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto PK-yrityksessä tai suuryrityksessä – entä toimialaosaaminen?

 

Toiminnanohjausjärjestelmän tulee taipua toimialan tarpeiden mukaan, ei toisinpäin. Oscarilta löytyy laaja valikoima lukuisille eri toimialoille kehitettyjä palvelu- ja ratkaisukokonaisuuksia. Asiakkaiden tarpeista ja vahvasta toimialaosaamisestamme syntyneet ratkaisut voidaan mukauttaa yrityksenne liiketoimintaan. Tarvittaessa toteutamme myös täysin uusia räätälöityjä ohjelmistoratkaisuja. Näitä erityisratkaisuja varten meillä on erillinen liiketoimintayksikkö.

Tähän mennessä olemme toteuttaneet ERP-ratkaisuja muun muassa seuraaville toimialoille:

  • Tukku- ja vähittäiskauppa
  • Teollisuus
  • Palvelut
  • Verkkoliiketoiminta
  • Huolto ja kunnossapito
  • Teknologia
  • Kemia
  • Elintarvike
  • Matkapuhelinhuolto ja elektroniikkahuolto
  • Maanrakennus- ja kiviainesala
  • Konepajateollisuus
  • Projektiliiketoiminta
  • Sähköverkon rakennus
  • Sähkö- ja energia-ala
  • Pankin asiakas- ja sopimushallinta
  • Ympäristöliiketoiminta
  • Messu- ja tapahtumaliiketoiminta
  • Opistot ja oppilaitokset
  • Urheiluopistot
  • Betonituote- ja valmisbetoniteollisuus
  • Kemianteollisuus
  • Maalinvalmistus
  • Toimitilojen tarjoaminen
  • Vuokraus- ja leasing-toiminta
  • Siivouspalvelut

Ota rohkeasti yhteyttä ja kerro tarpeistasi. Toimitamme toimialallesi parhaiten soveltuvan ratkaisun. Kysy lisää!

Lue lisää PK-yrityksen toiminnanohjausjärjestelmästä