Oscar Gaala järjestetään Tampereella 14.3.2024, ilmoittaudu mukaan!

Saatteko tällä hetkellä käytössänne olevasta järjestelmästä irti kaiken nykytekniikan mahdollistaman hyödyn, vai voisiko järjestelmän käyttöä vielä tehostaa? ERP-järjestelmän vaihto aloitetaan usein tarvekartoituksella, jossa pohditaan mitä uudelta järjestelmältä toivotaan, yhtä tärkeää olisi miettiä nykyisen järjestelmän heikkouksia. Listasimme alle tunnistamamme vanhan järjestelmän ongelmat seitsemäksi ERP-synniksi. Syyllistytäänkö teillä ERP-synteihin?

Seitsemän ERP-syntiä

Ensimmäinen synti on manuaalinen ja vajaakäytetty ERP. Järjestelmää käytetään pelkkänä laskukoneena ja tietoja käsitellään manuaalisesti, vaikka monet toiminnot olisivat automatisoitavissa. Turha työ syö aikaa ja on kallista. Useassa yrityksessä hyödynnetään korkeintaan noin kolmasosaa järjestelmän potentiaalista.

Toinen synti on päällekkäiset ohjelmistot. Esimerkiksi tuotanto, varasto, tilaukset, pankkiliikenne ja matkalaskut saattavat olla kaikki eri järjestelmissä, jolloin tehdään moninkertaista työtä. Päällekkäisyyksien vuoksi järjestelmät voivat vaikuttaa monimutkaisemmilta kuin oikeasti ovat. Käyttäminen on työlästä eikä tavoiteltuja etuja saavuteta.

Kolmas synti on liian iso ohjelmisto tai liian iso toimittaja. Monikansallinen, suurille konserneille tarkoitettu ERP ei välttämättä ole optimaalisin pienille yrityksille. Kannattaa myös miettiä, onko järjestelmän toimittava yritys omalle yrityksellesi luonteva kumppani, jonka kanssa on hyvä toimia myös jatkossa. Pienet yritykset jäävät toimittajan silmissä helposti isojen yritysten jalkoihin ”vähemmän tärkeinä” asiakkaina.

Neljäs synti on vanha toiminnanohjausjärjestelmä, joka on usein muuttumaton ja jäykkä. Pahimmillaan järjestelmä kannustaa siihen, että kaikki yrityksen toiminnot pidetään ennallaan, vaikka maailmaa muuttuu jatkuvasti sen ympärillä ja järjestelmämuutokset olisivat tarpeellisia. ERP ei edistä yrityksen liiketoimintaa, vaan päinvastoin saattaa jopa hidastaa sitä.

Viidennessä synnissä ohjelmiston elinkaaren päättyminen häämöttää tai räätälöintien vuoksi päivitettävyys on mahdoton ajatus. Elinkaaren päättyessä tuki lakkaa eikä ohjelmistoa enää kehitetä. Liian omaperäinen ohjelmisto on taas vaikea päivittää ja päivitys on vähintäänkin kallista. Räätälöintien sijaan voikin miettiä, olisiko helpompaa siirtyä sellaiseen ohjelmistoon, joka tarjoaisi valmiit ratkaisut, jolloin mukauttamista ei tarvita.

Kuudennessa synnissä järjestelmä rakentuu niin monista integraatioista, ettei kukaan uskalla enää kehittää toimintoja liiketoiminnan vuoksi, vaan kehitys kaipaa aina uutta integraatiopalasta. Päivitysten yhteydessä integraatiot menevät helposti rikki ja ongelmien ilmetessä ei aina ole edes selvää, kenen vastuulla korjaaminen on. Integraatioiden päivittäminen taas maksaa joka kerta, joten yksinkertainenkin päivitys voi lopulta tulla todella kalliiksi.

Seitsemäs synti on järjestelmän puute. Itse tehdyt Excel-viritykset ovat varmasti syntyneet liiketoiminnan ehdoilla, mutta vuosien varrella alkuperäinen idea hämärtyy ja viimeistään kasvun myötä rajat tulevat vastaan. Lisäksi automatisointi on mahdotonta, jolloin aikaa käytetään ihan turhaan tekemiseen. Excelistä ei myöskään saa mitään järkevää kokonaiskuvaa yrityksen tilanteesta, mikä jo itsessään on riski liiketoiminnalle.

Tunnistitko syyllistyvänne johonkin näistä seitsemästä synnistä? Ei hätää, lataa oppaamme niin tiedät milloin ERP-järjestelmän vaihto on ajankohtainen.

Kohti modernia liiketoiminta-alustaa

Lataa 60 sivuinen ERP-järjestelmän vaihtajan oppaamme sähköpostiisi niin opit tunnistamaan merkit, jotka kertovat että on aika vaihtaa ERP-järjestelmä.

Teos antaa tärkeää tietoa siitä, kuinka valita sopiva järjestelmä yrityksen käyttöön ja mitä asioita yrityksen järjestelmää vaihdettaessa tulee huomioida, jotta projekti saadaan ongelmitta maaliin asti.

Lue lisää ERP-järjestelmän käyttöönotosta

Katso webinaaritallenne: Excelistä ensimmäiseen toiminnanohjausjärjestelmään