Ostot tehdään kiireessä, tilaukset pyörivät sähköposteissa, kukaan ei tiedä, missä vaiheessa ostojen hyväksyntä on, jos sellaista edes on käytössä ja varastossa huomataan liian myöhään, että kriittinen komponentti puuttuu. Ostolaskuja ilmestyy järjestelmään ilman viitteitä ja hinnat vaihtelevat toimittajakohtaisesti, vaikka pitäisi mennä sopimusten mukaan. Kuulostaako tutulta?
Jos hankintoja hoidetaan manuaalisesti tai eri järjestelmissä, arki on helposti pirstaleista, virhealtista ja hallitsematonta.
ERP-järjestelmä tuo ostotoimintaan rakennetta ja automatiikkaa. Se ei missään nimessä vie valtaa ostajalta, vaan vapauttaa tämän aikaa tärkeämpiin asioihin ja vähentää virheitä. Tässä viisi vinkkiä, miten pääset alkuun hankintojen automatisoinnissa:
1. Ota käyttöön ostoehdotukset ja tarvelaskenta
ERP-järjestelmän tarvelaskentatoiminnallisuus (MRP, Material Requirements Planning) laskee tulevat materiaalitarpeet muun muassa tuotannon, varastosaldojen ja aiemmin tehtyjen ostojen perusteella. MRP ei katso vain nykyhetkeä, vaan ottaa huomioon myös tulevat saapumiset ja lähtevät erät – eli suunnittelee hankintoja ennakoiden.
Hankintojen automatisointi alkaa tietojen määrittelystä. Nimikkeiden ohjaustietojen (kuten minimisaldot, tilauserät ja varastopaikat) ajantasaisuus on kriittistä. Kun nämä ovat kunnossa, ollaan jo pitkällä.
Hyöty: Ennakoitavat ostot, ei enää kiirehankintoja tai turhia varastopuskureita.
2. Yhdistä toimittajatiedot ja sopimushinnat yhteen paikkaan
ERP:ssä voidaan ylläpitää toimittajakohtaisia tietoja, kuten toimittajan käyttämiä tuotekoodeja, tuotenimikkeitä, toimitusaikoja ja voimassa olevia hintoja. Näin tilauksille nousevat suoraan oikeat tiedot ilman manuaalista naputtelua, tarkistusta tai kopiointia.
Tietojen keskitetty hallinta varmistaa, että ostotilaus sisältää aina oikeat tuotetiedot ja hinnat – suoraan toimittajan näkökulmasta. Tämä helpottaa viestintää ja nopeuttaa toimituksia, kun molemmat osapuolet puhuvat ”samaa kieltä”.
Hyöty: Ei enää excelin selailua tai hintavirheitä – ostot perustuvat ajantasaiseen tietoon.
3. Käytä sähköisiä hyväksyntäkiertoja ja roolipohjaisia oikeuksia
ERP-järjestelmässä voidaan määritellä hyväksyntäkiertoja esimerkiksi toimittajakohtaisesti tai vaikka hankinnan summan perusteella. Voit asettaa kierron esimerkiksi ketjutukseen (kaikkien tulee hyväksyä) tai niputukseen (riittää että yksi hyväksyy). Lisäksi hyväksyjiä voidaan lisätä kiertolistojen ulkopuolelta yksittäisiin tilanteisiin.
Voit luoda myös kiertolistoja, jotka huomioivat käyttäjän roolin, hankinnan tyypin tai summan.
Esimerkiksi:
– Alle 5000 €: yksi hyväksyjä riittää
– Yli 5000 €: kahden hyväksyjän ketju vaaditaan
Hyväksyntäprosessi on täysin läpinäkyvä ja jäljitettävissä.
Hyöty: Ostot eivät viivästy turhaan, mutta kontrolli säilyy – myös poikkeustilanteissa.
4. Automatisoi ostolaskujen käsittely ja maksut
ERP-järjestelmä voi automatisoida myös ostolaskujen käsittelyn, jolloin laskut yhdistetään suoraan ostotilauksiin ja toimituksiin. Tämä vähentää manuaalista työtä, virheiden määrää ja kirjanpidon päällekkäisyyksiä. Lisäksi järjestelmä voi automaattisesti tarkistaa hinnat sopimusten mukaisiksi ja ilmoittaa poikkeamista. Maksujen aikataulutus ja hyväksyntä voidaan hoitaa järjestelmän kautta sujuvasti, jolloin maksat vain oikeat laskut oikeaan aikaan.
Hyöty: Vähemmän käsin tehtäviä laskutustöitä, virheettömämpi maksuprosessi ja parempi kassanhallinta.
5. Hyödynnä raportteja ja kehitä ostostrategiaa
ERP-järjestelmän avulla voit seurata ja analysoida ostotoimintaa monipuolisesti. Näet muun muassa, mitkä toimittajat pitävät parhaiten kiinni toimitusajoista ja missä nimikkeissä varaston kierto on hidasta.
ERP tarjoaa reaaliaikaisia raportteja ja näkymiä, kuten:
- Toimittajavarmuus (toimitusten ajantasaisuus)
- Varaston ikäjakauma (mitä nimikkeitä makaa pitkään)
- Nimike- ja varastoanalyysi (ABC-analyysit, kiertonopeus)
- Varaston arvo ja keskihinnan kehitys (automaattisesti päivittyvä)
Hyöty: Tietoon perustuva ostostrategia ja parempi neuvotteluasema toimittajien kanssa.
Automatisoitu ostotoiminta on ennakoivaa, tehokasta ja hallittavaa
Manuaalinen ostaminen vie aikaa ja aiheuttaa helposti virheitä. ERP:n avulla voit automatisoida hankintojen perustason ja hyödyntää tarvelaskentaa, jolloin ostot pohjautuvat todelliseen tarpeeseen ja ajantasaiseen dataan. Selkeä hyväksymisprosessi, suora yhteys tuotantoon ja tarkat raportit varmistavat, että sinulla on koko hankintaketju hallussa – ilman turhaa vaivaa.
Haluatko nähdä, miltä hankintojen automatisointi näyttäisi juuri teillä?
Ota yhteyttä ja pyydä esittelyä – näytämme, miten ERP-järjestelmä ja tarvelaskenta voivat mullistaa ostotoimintasi jo ensimmäisestä viikosta alkaen.
"*" näyttää pakolliset kentät
Sinua saattaa kiinnostaa myös nämä:
04.06.2025 / Artikkeli
5 merkkiä siitä, että tuotannonohjausjärjestelmäsi kaipaa päivitystä
Toimiva tuotannonohjausjärjestelmä on tehokkaan ja virheettömän valmistuksen selkäranka. Mutta mistä tunnistaa, että nykyinen järjestelmä ei enää palvele yrityksen tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla?
22.05.2025 / Artikkeli
Mitä tarkoittaa nimikkeen ohjaustieto?
ERP-järjestelmä ei osaa toimia oikein ilman nimikkeiden ohjaustietoja. Nämä tuotekohtaiset asetukset määrittävät muun muassa sen, kuinka paljon tavaraa tilataan, mistä ja milloin. Tässä artikkelissa avaamme selkeästi, mitä nimikkeen ohjaustiedot ovat, miksi niihin kannattaa panostaa ja mitä hyötyä niistä on erityisesti hankinnan ja varastonhallinnan arjessa.
29.04.2025 / Artikkeli
Vähemmän rutiineja, enemmän tuottavaa työtä – näin ERP-järjestelmä parantaa tukkukaupan liiketoimintaprosesseja ja tehokkuutta
Tukkukaupan arjessa on paljon toistuvia tehtäviä, jotka manuaalisesti tehtynä vievät runsaasti aikaa. Toimiva ERP-järjestelmä, tehtävien automatisointi ja integraatiot auttavat sujuvoittamaan tekemistä ja vapauttamaan aikaa olennaiseen.
22.04.2025 / Artikkeli