ERP-järjestelmä ei osaa toimia oikein ilman nimikkeiden ohjaustietoja. Nämä tuotekohtaiset asetukset määrittävät muun muassa sen, kuinka paljon tavaraa tilataan, mistä ne tilataan, milloin niiden pitäisi saapua ja mihin ne kohdistetaan . Tässä artikkelissa avaamme selkeästi, mitä nimikkeen ohjaustiedot ovat, miksi niihin kannattaa panostaa ja mitä hyötyä niistä on erityisesti hankinnan ja varastonhallinnan arjessa.
Yrityksen varastossa liikkuu päivittäin kymmeniä, satoja tai jopa tuhansia eri nimikkeitä – raaka-aineita, puolivalmisteita, tarvikkeita ja myytäviä tuotteita. Jotta ERP-järjestelmä pystyy hallitsemaan tätä kokonaisuutta tehokkaasti, täytyy sen tietää, miten kutakin nimikettä kuuluu käsitellä. Tämä tieto ei tule sattumalta vaan se määritellään nimikkeen ohjaustiedoissa.
Mutta mitä nämä ohjaustiedot oikeastaan ovat, ja miksi niillä on niin suuri merkitys?
Nimikkeen ohjaustieto – mikä se on?
Nimikkeen ohjaustiedot ovat tuotekohtaisia asetuksia ERP-järjestelmässä, jotka ohjaavat, miten järjestelmän tulisi käsitellä kyseistä nimikettä esimerkiksi seuraavien kysymysten osalta:
- Miten tuote tilataan ja koska?
- Saapuuko se varastoon vai suoraan työlle?
- Missä tuotetta varastoidaan?
- Kuinka paljon sitä pitää olla varastossa?
Ohjaustiedot ovat keskeisessä roolissa esimerkiksi ostojen automatisoinnissa, varastoinnissa, tuotannonohjauksessa ja toimitusvarmuudessa.
Tärkeimmät ohjaustiedot ja mitä ne tarkoittavat
| Ohjaustieto | Mitä se tekee? | Käytännön vaikutus |
| Osto/Valmistuserä | Määrittää, kuinka paljon tuotetta tilataan tai valmistetaan kerralla. | Estää turhat pikkutilaukset tai ylisuuret erät. |
| Tilauspiste | Määrä, jonka alle tuotteen vapaa saldo (saldo-varaukset + saapuvat) ei saa laskea. | Ennakoi ja varmistaa tuotteen saatavuuden. |
| Toimitusaika | Kuinka monessa päivässä nimike saapuu tilauksesta. | Auttaa tuotteiden tarvelaskentaa laskemaan viimeisen tilauspäivän oikein. |
| Varastopaikka ja hyllypaikka | Missä tuote fyysisesti sijaitsee varastossa. | Nopeuttaa keräilyä. |
| Hankintatapa | Määrittelee hankitaanko tuote varastoon vai suoraan tarpeeseen. | Kohdistaen hankkiminen vähentää turhien tuotteiden varastoinnin ja kohdentaa tilauksen tietylle työlle tai myyntilaukselle. Varastoon hankkiminen mahdollistaa tarpeiden niputtamisen, suuremmat tilauserät ja varastoitu tuote vähentää lopulta tilauksen läpimenoaikaa. |
Miksi ohjaustiedot ovat niin tärkeitä?
Hyvin määritellyt ohjaustiedot ovat käytännössä toimivan hankinnan ja tuotannon edellytys. Ilman niitä ERP-järjestelmä ei tiedä, milloin jokin nimike pitäisi tilata, kuinka paljon tai mistä. Huonosti määritellyt tiedot johtavat usein seuraaviin ongelmiin:
- Väärän kokoisia tai myöhässä olevia tilauksia
- Ylivarastointia tai varastopuutteita
- Manuaalista korjailua ja kiirehankintoja
- Epätarkkoja ostoehdotuksia tarvelaskennassa
Toisaalta, kun ohjaustiedot ovat kunnossa, ERP-järjestelmä osaa tehdä järkeviä ehdotuksia automaattisesti – ja ostaja voi keskittyä strategisempiin asioihin.
Hyödyt yritykselle
- Tehokkaammat hankinnat: Ostoehdotukset pohjautuvat todelliseen tarpeeseen ja toimitusaikoihin.
- Parempi varastonhallinta: Sopiva määrä tavaraa oikeaan aikaan, ilman ylivarastointia.
- Vähemmän virheitä: Tilauserät ja tuotteet ovat automaattisesti oikein.
- Läpinäkyvyys ja suunnitelmallisuus: Kaikki tietävät, miten ja milloin nimikkeitä hankitaan.
- Data ja analytiikka: Mahdollistaa muun muassa tarkan varastonarvon, toimittajien toimitusvarmuuden ja tuotteiden kiertonopeuden raportoinnin.
- Mahdollisuus kokonaisvaltaisempaan hallintaan: Nimikkeiden tilauspisteitä voidaan muokata perustuen niiden kiertonopeuksiin ja tarvittaessa muuttaa varastoon hankittavasta kohdistaen hankittavaksi tai päinvastoin.
Nimikkeiden ohjaustiedot voivat aluksi tuntua tekniseltä yksityiskohdalta, mutta ne ovat yksi tärkeimmistä, ellei jopa tärkein asia ERP:n sujuvassa käytössä. Ne mahdollistavat automaation, varmistavat materiaalien saatavuuden ja vähentävät kiirettä ja manuaalityötä.
Jos ohjaustiedot ovat kunnossa, voit luottaa siihen, että järjestelmä toimii juuri niin kuin pitää.
Sinua saattaa kiinnostaa myös nämä:
29.04.2025 / Artikkeli
Vähemmän rutiineja, enemmän tuottavaa työtä – näin ERP-järjestelmä parantaa tukkukaupan liiketoimintaprosesseja ja tehokkuutta
Tukkukaupan arjessa on paljon toistuvia tehtäviä, jotka manuaalisesti tehtynä vievät runsaasti aikaa. Toimiva ERP-järjestelmä, tehtävien automatisointi ja integraatiot auttavat sujuvoittamaan tekemistä ja vapauttamaan aikaa olennaiseen.
22.04.2025 / Artikkeli
Pitkä matka, kirkas suunta – Oscar P1:n tarina
Oscar P1 on syntynyt – ja sen taustalla on tarina, joka ansaitsee tulla kerrotuksi.
14.04.2025 / Artikkeli
B2B-verkkokaupan rakentaminen – Avaimet onnistumiseen ja kilpailuedun luomiseen
B2B-verkkokauppa tarjoaa yrityksille tehokkuutta, parempaa asiakaskokemusta ja uusia kasvumahdollisuuksia. Digitalisaation myötä asiakkaat odottavat sujuvaa ja joustavaa ostokokemusta myös yritysten välisessä kaupankäynnissä. Mutta mitkä ovat keskeiset erot B2C-kauppaan nähden ja kuinka onnistua B2B-verkkokaupan rakentamisessa? Artikkeli on tehty yhteistyössä Svean kanssa. Artikkelissa käymme läpi olennaisimmat asiat.
26.03.2025 / Artikkeli