Tänä päivänä haluamme nähdä ajantasaisesti varastosaldot ja -tapahtumat paikasta ja ajasta riippumatta. Meidän pitää pystyä kirjaamaan ja seuraamaan varastotapahtumia sijainnista riippumatta, esimerkiksi asiakkaalla ollessamme. Varastonhallinta Excel-taulukossa tai ruutuvihossa ei palvele muuttuneita tarpeitamme. Paperityötä, laskemista, taulukointia ja tiedostojen vertailua on valtava määrä. Jotta voimme luottaa tiedon ajantasaisuuteen ja paikkansa pitävyyteen, tulee tiedonkeruun prosessien olla kunnossa ja käytettävien järjestelmien helppokäyttöisiä sekä tehokkaita.
Parhaassa tilanteessa varastonhallintajärjestelmä nivoutuu osaksi yrityksen kokonaisprosessia tukien myyntiä ja tehostaen tuotantoa.
Hyvästit paperille ja Excel-taulukoille
Kun siirrytään mobiililaitteisiin, ei työntekijän tarvitse enää syöttää erikseen Excel-taulukoissa olevia tietoja ERP-järjestelmään. Paperisista muistiinpanoista ja varastokirjanpidosta Excelissä luopuminen helpottaa ja tehostaa yleisesti yrityksen toimintaa. ERP-järjestelmän datan luotettavuus parantuu merkittävästi, kun varastonhallinta on osa kokonaisvaltaista toiminnanohjausjärjestelmää, eikä erillisiä tiedonsiirtoja järjestelmien välillä tarvita.
Vähemmän virheitä
Tyypillinen haaste varastoilla on se, että työntekijät kirjaavat muistiinpanoja ja varastokirjauksia, kukin omalla tyylillään, mikä johtaa tarpeettomiin virheisiin ja epäselvien tilanteiden selvittämiseen. Varastonhallinta osana ERP-järjestelmää tukee datan vaivatonta liikkumista ja tiedon saatavuutta.
Tehokkaampaa toimintaa
Datan hyödyntäminen on liiketoiminnalle elintärkeää. Laadukkaamman datan myötä varaston työntekijät voivat työskennellä tehokkaammin. Tavaroiden etsimiseen ei tarvitse enää käyttää turhaa aikaa, kun kaikilla tuotteilla on omat hyllypaikat ja järjestelmä kertoo, missä ne sijaitsevat. Varastosaldojen hälytykset muistuttavat, milloin tavaraa on tilattava varastoon lisää. Saatavilla on lisäksi tieto, milloin tavaraa saapuu varastoon, mikä auttaa tuotannonsuunnittelussa, kun tiedetään, milloin tavaraa on jälleen käytettävissä.
Varastosaldot nähtävillä reaaliajassa
Varastonhallinta osana ERP-järjestelmää mahdollistaa yrityksen tehokkaamman toiminnan, kun tieto on nähtävillä reaaliajassa. Kun tuotanto ja myynti on linkitetty osaksi varastonhallintaa, voidaan varastohälytysten avulla tehostaa tuotannonsuunnittelua. Varastosaldojen hälytykset muistuttavat tilamaan tavaraa ajoissa lisää, jolloin varaston tilanne pysyy ajantasaisena eikä komponentteja jouduta odottamaan. Ajantasaista varastodataa voidaan hyödyntää esimerkiksi ostojen suunnittelussa, kun nähdään, milloin tuotetta liikkuu. Myynti taas voi luvata asiakkaille luotettavat toimituspäivämäärät, kun varastosaldot ovat nähtävillä.
Vuosittaiset inventaariot helpottuvat
Materiaalihallinto voidaan järjestää siten, että varastokirjanpito on jatkuvasti ajan tasalla. Kyseessä on silloin jatkuva inventointi, kun varastokirjanpidossa jatkuvasti varmistetaan varaston ajantasainen arvo. Tällöin varastoa ei tarvitse laittaa kiinni inventaarion ajaksi, sillä varastonhallintajärjestelmä tekee koko ajan saldotarkastelua, ja ilmoittaa poikkeamista, jotka täsmätään laskemalla tuotteiden saldot.
Tehosta yrityksesi toimintaa varastonhallintajärjestelmällä
Monet tehokkuusongelmat saavat alkunsa varastosta, tavaroita löytyy vääriltä hyllyiltä, ei olla varmoja onko tuotetta tilattu ja montako kappaletta. Varaston ongelmat kertaantuvat helposti ja heijastuvat myös pidemmällä ketjussa. Yrityksen varastonhallinta vaatii järjestelmällisyyttä, jotta toiminta pysyy hallittavana. Mitä suurempi valikoima, sitä tärkeämmäksi varastonhallintajärjestelmä yritykselle tulee.
Kun kaikki tieto on kokonaisvaltaisessa liiketoiminta-alustassa, joka päivittyy reaaliajassa, pystytään esimerkiksi vastaanotetun tavaran ja ostotilausten epäjohdonmukaisuuksiin puuttumaan nopeammin. Näin virheelliset arvot eivät pääse kertymään varastosaldoille. Ongelmia syntyy, kun määrät kirjattujen varastolukujen ja todellisten tavaramäärien välillä eivät täsmää. Jos varastokirjanpito näyttää, että tuotteita on saatavilla, saatetaan niitä päätyä myymään asiakkaille – vaikka todellisuudessa tavaraa ei ole tarpeeksi.
Automatisoitu järjestelmä vähentää virheitä, joita manuaalisessa varastonhallinnassa voi helposti sattua –tapahtumat unohdetaan kirjata tai ne kirjataan väärään paikkaan, jolloin systeemin pitäminen ajan tasalla ja todenmukaisena on hyvin haasteellista. Jos tavarat ovat väärässä paikassa, ne eivät löydä tietään asiakkaan luo, vaikka tavaraa varastossa olisikin.
Nykyaikaista ja joustavaa varastonhallintaa
Oscar Softwaren varastonhallintajärjestelmä on osa liiketoiminta-alustaamme. Varastonhallinnan työkalumme on yrityksen logistiikan keskipiste, joka mahdollistaa tehokkaan materiaalienhallinnan. Varastonhallinnan ajantasaisuus ja tehokkuus paranevat, kun käyttöön otetaan järjestelmä, joka vastaa yrityksen tarpeita. Järjestelmää valitessa on tärkeä huomioida, että järjestelmä joustaa tarpeeksi huomioiden yrityksen kasvun ja muuttuvat tarpeet. Mikäli tarkoituksena on kasvattaa varastoa tai mahdollisesti investoida toiseen varastoon, on hyvä hankkia järjestelmä, joka tukee monivarastotoimintaa. Oscarin varastonhallintajärjestelmän avulla hallitset laajojakin tuotevalikoimia – myös monivarastoympäristössä.
Varastonhallintajärjestelmän käyttöönotolla haetaan lähtökohtaisesti prosessien tehostamista ja nopeuttamista virheet minimoiden. Tärkeänä tekijänä tässä on työkalun helppokäyttöisyys, jotta tavaran tilaus, vastaanotto, lähetys, palautukset ja inventaario sujuvat ongelmitta. Virhetilanteet johtavat usein lisäkuluihin, joten minimoimalla ne, saadaan taloudellista hyötyä. Helppokäyttöinen ja selkeä varastonhallinta, joka toimii, vähentää virhetilanteiden lisäksi myös henkilöstön työkuormaa.
Helppokäyttöisyys
Oscarilla varastonhallinta on tehty mahdollisimman helpoksi järjestelmän loppukäyttäjälle. Järjestelmä mahdollistaa muun muassa viivakoodien luvun, joten ylimääräistä näppäilyä ei tarvita. Nimikekohtaisten tietojen muokkaaminen on mahdollista yrityksen tarpeita vastaavalle tasolle. Näin saadaan juuri sellaista tietoa kuin tarvitaan.
Jatkuva inventointi
Varastonhallintajärjestelmässämme on huomioitu jatkuvan inventoinnin tarve, jolloin varastoa ei tarvitse laittaa kiinni inventaarion ajaksi. Järjestelmä tekee koko ajan saldotarkastelua, ja huomatessaan, että saldot eivät täsmää, ilmoittaa tästä. Laskettavana on tällöin vain ne tuotteet, joiden saldot eivät täsmää. Järjestelmä taltioi vuoden ajan varastosaldoja, jolloin kirjanpidossa voidaan osoittaa, että tuotteita on inventoitu koko vuoden ajan.
Reaaliaikainen tarvelaskenta
Varastojärjestelmän reaaliaikainen tarvelaskenta on loistava apu hankintojensuunnittelussa. Järjestelmästä nähdään suoraan, löytyykö tuotetta varastosta vai tulisiko sitä ostaa lisää tai mahdollisesti valmistaa omassa tuotannossa.
Laadunseuranta
Varsinkin tuotannonohjauksen osana varastonhallintajärjestelmän käyttö on erittäin palkitsevaa. Tuote-erien seuranta onnistuu helposti. Tuotteiden jäljitettävyys ja laadunseuranta on vaivatonta sekä erä- että sarjanumeroiden avulla. Tarvittavat tiedot saadaan helposti esimerkiksi myynti- tai ostolaskutuksen raporteiksi tai laskuiksi. Saapuvan tavaran saa suoraan kohdistettua ostotilaukselle, mikä vähentää kirjaamisten tarvetta.
Mikäli yrityksessänne on tarve tehostaa varastonhallintaa ja yllä olevat asiat kuulostavat yritykseesi soveltuvilta, Oscarin varastonhallinnan työkalu sopii hienosti tarpeisiinne.
Sinua saattaa kiinnostaa myös nämä:
30.11.2021 / Artikkeli
Paras toiminnanohjausjärjestelmä PK-yritykselle?
Toiminnanohjausjärjestelmä – tai laajemmin liiketoiminta-alusta – tehostaa merkittävästi yrityksen prosesseja ja on siten yritykselle tärkeä kilpailutekijä ja kilpailussa mukana pysymisen perusedellytys.
30.11.2021 / Artikkeli